Quản Trị Hệ Thống Vận Hành Doanh Nghiệp
Quản Trị Hệ Thống Vận Hành Doanh Nghiệp
Thông thường trong giai đoạn start up một doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp tự thực hiện nhiều công việc và chỉ đạo các nhân viên bằng miệng. Nếu chỉ có 10 nhân viên thì chủ doanh nghiệp có thể chưa thấy vấn đề gì bất ổn.
Khi có đông nhân viên hơn, chủ doanh nghiệp cảm thấy không ổn nên bắt đầu viết một vài quy định. Càng đông nhân viên hơn, càng thấy bất ổn hơn thì càng viết nhiều quy định hơn. Và cứ như vậy, các quy định cứ nhiều dần nhưng ban hành theo kiểu vá chỗ thủng. Cứ ban hành, rồi ban hành, nhiều khi chẳng nhớ lúc trước mình đã ban hành những gì rồi, và như vậy có khi một vấn đề thì có mấy cái quy định chồng chéo trong khi nhiều vấn đề khác thì lại chẳng có quy định nào. Tình trạng này làm cho nhân viên rất khó chủ động giải quyết công việc nên vẫn phải thường xuyên hỏi Sếp. Sếp suốt ngày chỉ kịp giải quyết tình huống phát sinh thôi là hết thời gian rồi, chẳng còn tâm trí đâu mà nghĩ đến chiến lược hay cạnh tranh. Sếp cảm thấy nếu vắng mình một hai ngày là doanh nghiệp chết ngay.
Để khắc phục các vấn đề trên, doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống các quy định, quy trình và biểu mẫu cho nhân viên chủ động giải quyết công việc. Các doanh nghiệp chuyên nghiệp gọi đây là Hệ thống quản lý chất lượng.
Mọi người đừng lầm tưởng đây là hệ thống ISO. Dù không áp dụng hệ thống ISO nào thì doanh nghiệp đâu đó vẫn có những hoạt động quản lý chất lượng, và tình trạng như nêu ở trên thì nó chưa là một hệ thống. ISO chỉ là một trong những công cụ dùng để quản lý chất lượng một cách có hệ thống. Nếu xây dựng và áp dụng đúng theo tinh thần thực chất của ISO thì đây là một công cụ tuyệt vời. Tác giả sẽ không đề cập đến hệ thống ISO ở đây vì ở Việt Nam suy nghĩ và cách sử dụng vô cùng lệch lạc về ISO đã ăn sâu vào máu của xã hội.
Một nỗi đau khác của doanh nghiệp là sự phối hợp giữa các nhân viên trong cùng một đội, hay sự phối hợp công việc giữa các phòng ban là rất yếu kém. Doanh nghiệp luôn kêu gọi nhân viên phải có nâng cao kỹ năng làm việc nhóm, thậm chí bỏ rất nhiều tiền cho nhân viên đi học kỹ năng này, nhưng chủ doanh nghiệp không biết rằng, khởi nguồn của sự thiếu phối hợp này đó là do doanh nghiệp thiếu một hệ thống các quy định, quy trình, hướng dẫn công việc. Nếu chỉ hô khẩu hiệu suông với nhân viên là không bao giờ có hiệu quả, hãy cung cấp đủ công cụ cho họ. Đặc biệt, khi xây dựng các quy trình phối hợp, cần quy định rõ từng bước công việc, mỗi bước làm những công việc gì, ai làm, thời hạn làm, kết quả chuyển giao cho bước sau. Quy trình như vậy sẽ đảm bảo cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên, tăng trách nhiệm của mỗi thành viên và dần dần tạo văn hoá phối hợp tốt.
Tuy nhiên, để vận hành nhịp nhàng toàn bộ các hoạt động của cả doanh nghiệp thì cần thiết phải xây dựng cả một hệ thống văn bản các quy định, quy trình.
Các doanh nghiệp SME thường rất ngại việc xây dựng văn bản, tuy nhiên đây là việc bắt buộc phải làm để quản trị công việc hàng ngày. Khởi đầu có thể xây dựng một cách đơn giản nhưng quan trọng là đảm bảo tính TOÀN DIỆN và ĐỒNG BỘ thì mọi việc mới ăn khớp nhịp nhàng với nhau. Việc vận hành phức tạp đến đâu thì lại nâng cấp điều chỉnh hệ thống văn bản đến đó. Không nên quy định quá nhiều hoặc quá chặt chẽ làm cho mọi việc trở nên quá cứng nhắc thì nhân viên lại rất khó linh hoạt và không thể sáng tạo.
Một lưu ý quan trọng là nội dung các văn bản thường có nhiều vấn đề liên quan đến nhau, nên chú ý không quy định chồng chéo và khi chỉnh sửa một văn bản thì cần xem xét chỉnh sửa văn bản liên quan.
Phương pháp xây dựng hệ thống văn bản là xây dựng từ trên xuống dưới. Với các doanh nghiệp vận hành đơn giản có thể tham khảo mô hình tam giác dưới đây:
Các doanh nghiệp vận hành phức tạp hơn thì chia nhiều cấp văn bản hơn và có thể có nhiều lĩnh vực hoạt động hơn.
Ở giai đoạn đầu của sự phát triển, một số quy định có nội dung đơn giản thì có thể ghép chung quy định và quy trình.
Nhiều doanh nghiệp SME mắc sai lầm là giao cho một nhân viên trực tiếp viết toàn bộ các quy định quy trình vận hành trong khi nhân viên này không đủ kiến thức chuyên môn của mọi lĩnh vực, và như vậy nhân viên này sẽ viết rất chung chung mà cảm giác không có quy định này thì cũng chẳng chết ai.
Hay nhiều doanh nghiệp bỏ tiền ra thuê chuyên gia viết cho một hệ thống văn bản áp dụng ISO nào đó để được cấp không một cái giấy chứng nhận, nhưng không hề áp dụng thì đó là một sự lãng phí nguồn lực và việc sản xuất thực sự không bền vững.
Trong giai đoạn tới đây, các doanh nghiệp muốn tồn tại phải cạnh tranh bằng chất lượng sản phẩm thì những doanh nghiệp không có hệ thống quản lý thực thụ sẽ rất khó để đứng vững.
Không những thế, nếu không có một hệ thống quy định, quy trình dù đơn giản nhưng TOÀN DIỆN và ĐỒNG BỘ thì nhân viên cảm thấy rất khó làm việc, doanh nghiệp cũng rất khó để giữ chân nhân viên.
